Questions fréquentes
30 réponses sur la recherche de lieu, la sélection, la demande de devis et l’organisation. Si la vôtre n’y est pas, écrivez-nous ou appelez le +33 1 84 60 09 75.
Le service Avenement
- Qu’est-ce qu’Avenement exactement ?
- Avenement est une agence de communication événementielle qui référence des lieux et accompagne la recherche. Vous décrivez votre projet, un chef de projet vous propose une sélection de lieux qui correspondent, puis vous aide jusqu’à la signature avec le lieu retenu.
- Le service est-il payant pour moi ?
- Non. La recherche de lieu et l’accompagnement ne vous sont pas facturés. Vous payez le lieu, et les prestations que vous lui commandez, aux conditions du lieu.
- En combien de temps obtient-on une réponse ?
- Sous 24 heures ouvrées après l’envoi de votre demande. Ce premier retour est celui d’un chef de projet, pas un accusé de réception automatique.
- Puis-je vous confier la recherche sans avoir choisi de lieu ?
- Oui, c’est même le cas le plus fréquent. Décrivez le format, la date, le nombre de personnes et le budget, et la sélection vous est proposée en retour.
- Intervenez-vous en dehors de Paris et de l’Île-de-France ?
- Les lieux référencés sur le site sont à Paris et en Île-de-France. Pour un événement ailleurs, parlez-en au chef de projet : la réponse dépend du format et de la date.
Chercher un lieu
- Comment filtrer les lieux ?
- La page de recherche filtre par capacité, budget, type de lieu, format d’événement, quartier, équipements et ambiance. Les compteurs affichés à côté de chaque option indiquent combien de lieux restent disponibles si vous la cochez.
- Dans quel ordre les lieux sont-ils affichés ?
- Par ordre alphabétique par défaut. Vous pouvez trier par capacité, par prix, par nouveautés, ou mettre en avant les lieux sélectionnés par l’agence.
- Que signifie la capacité annoncée ?
- C’est la capacité maximale du lieu, toutes configurations confondues. La fiche détaille ensuite chaque salle et chaque configuration : assis, debout, cocktail, théâtre, classe, banquet.
- Les prix affichés sont-ils fermes ?
- Non, ce sont des ordres de grandeur, indiqués avec leur unité : à la journée, à la demi-journée, à la soirée, par personne ou en minimum de dépense. Le prix réel dépend de la date, de la durée et des prestations.
- Que veut dire « privatisation totale » ?
- Le lieu entier vous est réservé, sans public extérieur. Les autres mentions distinguent un espace privatif à l’intérieur d’un lieu ouvert, un espace semi-privatif, ou un extérieur privatisable.
- Puis-je voir où se trouve un lieu avant de demander un devis ?
- Oui, la carte de la recherche place chaque lieu et la fiche indique l’adresse, le quartier et les transports les plus proches avec le temps de marche.
- Pourquoi certains lieux n’affichent-ils pas de prix ?
- Parce que leur tarification dépend entièrement du projet. Plutôt qu’un « sur devis » qui ne dit rien, la fiche précise alors le modèle de tarification retenu par le lieu.
- Les photos correspondent-elles au lieu réel ?
- Oui. Les photos viennent des lieux eux-mêmes et sont remplacées quand un lieu change. Si une photo ne correspond plus à ce que vous avez vu sur place, signalez-le, elle est retirée.
Votre sélection
- À quoi sert la sélection ?
- À regrouper les lieux qui vous intéressent avant d’envoyer une seule demande. Le chef de projet interroge alors tous les lieux retenus en même temps, ce qui raccourcit nettement les allers-retours.
- Combien de lieux puis-je ajouter ?
- Autant que vous voulez, mais une sélection de trois à cinq lieux donne les meilleurs résultats : assez de choix pour comparer, assez peu pour que chaque lieu réponde sérieusement.
- Ma sélection est-elle conservée si je ferme l’onglet ?
- Oui. Elle est gardée dans votre navigateur et vous la retrouvez à votre prochaine visite, sur le même appareil.
- Comment retirer un lieu de ma sélection ?
- Depuis la fenêtre qui s’ouvre à l’ajout, depuis la fiche du lieu, ou depuis la page de demande de devis qui liste tout ce que vous avez retenu.
Demande de devis et suite
- Que se passe-t-il après l’envoi de ma demande ?
- Un chef de projet la reçoit, vérifie la disponibilité des lieux retenus et revient vers vous sous 24 heures ouvrées avec les réponses et, le cas échéant, d’autres lieux qui correspondent mieux.
- Suis-je engagé en demandant un devis ?
- Non. Une demande de devis n’est ni une option, ni une réservation. Rien ne vous engage tant que vous n’avez pas signé avec le lieu.
- Puis-je demander une visite du lieu ?
- Oui, et c’est recommandé au-delà d’une certaine taille d’événement. Le chef de projet organise la visite avec le lieu.
- Combien de temps à l’avance faut-il s’y prendre ?
- Cela dépend de la saison et de la taille. Pour un événement de fin d’année ou un format de plus de deux cents personnes, comptez plusieurs mois. Pour une réunion d’une vingtaine de personnes, quelques semaines suffisent souvent.
- Que faire si ma date n’est pas encore fixée ?
- Cochez « dates flexibles » dans le formulaire et indiquez la période visée. Une date souple élargit beaucoup le choix et fait souvent baisser le prix.
- Puis-je modifier ou annuler ma demande ?
- Oui, écrivez au chef de projet qui suit votre dossier, ou répondez simplement au courriel reçu.
- Qui signe le contrat, vous ou le lieu ?
- Le contrat de mise à disposition se signe entre vous et le lieu. Avenement vous accompagne dans la négociation et relit les conditions avec vous.
Organiser l’événement
- Puis-je faire appel à mon propre traiteur ?
- Cela dépend du lieu. Chaque fiche indique si la restauration est libre, imposée par le lieu, ou proposée en interne sans obligation.
- Les lieux sont-ils accessibles aux personnes à mobilité réduite ?
- L’accessibilité est renseignée lieu par lieu, avec le détail de ce qui est adapté. Précisez votre besoin dans la demande, il est vérifié avant de vous proposer un lieu.
- Jusqu’à quelle heure peut-on rester ?
- Les horaires dépendent du lieu, de son voisinage et du jour de la semaine. C’est un point à traiter tôt : il détermine souvent le choix final.
- Qui s’occupe du son, de la lumière et du mobilier ?
- Certains lieux sont équipés et fournissent tout, d’autres sont livrés nus. La fiche détaille les équipements disponibles, et le chef de projet complète ce qui manque.
- Peut-on organiser un événement en extérieur ?
- Oui, plusieurs lieux disposent d’une cour, d’une terrasse ou d’un jardin. Prévoyez toujours une solution de repli couverte, elle se négocie au moment de la réservation, pas la veille.
- Et si le lieu que je voulais n’est plus disponible ?
- Le chef de projet vous propose des lieux équivalents en capacité, en quartier et en budget. C’est précisément l’intérêt de passer par une sélection plutôt que par un seul lieu.
Votre question n’est pas là ?
Un chef de projet répond sous 24 heures ouvrées, et la réponse ne coûte rien.